在过去的四年里，我与很多组织讨论了他们的RPA历程。大多数组织都卡在了项目扩展上，虽然很多组织成功部署了自动化试点项目，但是如何使自动化进一步超越已有的几个项目，乃至最终惠及全组织这个问题上，多数人并不知道答案。
在RPA的扩展中，大部分组织在一开始都被建议先去自动化那些“唾手可得的目标”，比如那些潜力大、复杂性低的流程。简单项目的自动化不仅能够让整个组织快速熟悉技术，还能让合作方看到RPA的效果从而继续支持RPA的部署。
在“高潜力”和“低复杂性”的理念指导下，许多组织走上了RPA部署之路；但也就是因为这样的理念，埋下了诸多阻碍RPA进一步扩展部署的陷阱。
阻止RPA项目进一步扩展最常见的陷阱
第一个陷阱就是每个自动化流程都需要高投资回报率（ROI）。
为了说服组织部署RPA，RPA首席管理者不断地分享RPA获得高投资回报率的故事。通过对简单项目进行自动化部署，RPA首席管理者成功证明了一些选定流程的自动化可以产生十分可观的投资回报。由此，大家自然对RPA的投资回报率产生了很高的期望。
这个问题导致他们进入第二个陷阱：为了获得可观的投资回报，RPA首席管理者和RPA团队会去寻找那些“唾手可得的目标”，并只对这些目标流程进行自动化。
自然而然地，在一年或者一年半以后，很多组织就没有可以拿来自动化的项目了。此外，尽管每个自动化流程效果可能都还不错，首席财务官和部门主管却无法从“利润”上看到自动化带来的巨大变化。
久而久之，焦虑和一些消极理念也会逐步出现，整个团队的氛围也会逐渐变差。如果CEO将精力集中在对低复杂性流程进行自动化上，最终会限制内部的RPA开发能力。讽刺的是，CEO经常会被要求同时去做“高端大气”的人工智能（AI）工作，因为人工智能的相关报道可谓“铺天盖地”！
更有效地扩展RPA项目
那么，如何有效进行RPA扩展部署？我仔细观察了成功进行RPA扩展的组织，提出RPA部署的12个月路线图，该路线图可以为组织成功扩展RPA做好准备。
该路线图假设：
1.组织已经成功地部署过RPA，并且对该技术有了很好的了解。
2.组织的最高管理层和主要利益相关者对RPA/自动化的战略重要性意见一致，并拥有一名明确的RPA领导者。
在详细了解计划之前，我们需要先建立一些共识。
观察不同层次的流程自动化，我们可以了解一家公司的自动化情况。
流程自动化的三个层次
最高层次的自动化涉及不同部门、不同人员，例如员工入职。这些流程往往（但也不是一定）很复杂，在自动化的同时可能需要流程再造，也可能涉及很多自动化技术，比如智能OCR、AI和聊天机器人。这些流程自动化往往会带来令人印象深刻的优异结果，它们不仅消除了人为错误，还减少了流程的执行时间。
其次是“部门级”流程。这些流程只涉及单个部门的多个人员，例如月末结账。它们的复杂程度也各有不同。
最后一层是“底层”任务自动化。我将这种任务定义为一个相对简单的流程，这些流程只涉及到一个员工和他/她自己的工作站。
我们前面提到的在扩展RPA上遇到苦难的组织，各个部门往往集中精力对本部门那些 “容易实现的”流程进行自动化。
这种做法没能实现跨部门自动化的“组合成效”，没能培养足够的RPA技能，也忽视了变革管理。
在组织范围内成功扩展RPA的路线图
组织需要同时完成一到两个部门的完全自动化部署，处理几个跨部门的流程，并且培养数百名RPA开发人员和分析师。
完全自动化
为一两个部门实现完全自动化是违反直觉的，也与当前的主流思想背道而驰，但是这一点对于体验自动化的全部潜能来说是绝对必要的。如果组织只去自动化“唾手可得的目标”流程，那么单个部门预期最多节省7%到15%的工作时间，这不会触发工作组织方式的变革，因此不会对“利润”产生影响。
造成这种现象的原因很简单:
除了类似呼叫中心这样高度专业化的部门，大多数部门中的员工需要参与多个流程。
举个例子说，人力资源（HR）部门的苏茜参与了10个流程，其中只有两个流程是自动化的，因为只有这两个流程符合实施自动化的最低要求（假设公司只对能够节省50%以上时间的流程进行自动化）。比如，第一个流程的自动化让苏茜节省了70%的时间，第二个流程的自动化让苏茜节省了50%的时间。然而，从时间上来说，这两个进程分别占Suzy工作负载的10%和15%；实际上，苏茜只节省了14.5%的时间。
像苏茜这样的例子有很多，在大多数情况下，我们为员工节省了0%到18%的时间。另一方面，如果我们将苏茜所涉及的几乎所有流程和任务都自动化——每个流程只要求减少10%的时间——总体而言我们可能为员工节约20%到30%的时间。这样的规模足以引发变革，并对“利润”产生影响。
这种“完全自动化”的方法向整个组织证明了自动化是提高生产力的真正工具。然而，如果只是着眼于单一流程，完全自动化将无法实现。组织必须着眼于部门而不是单一流程，才能实现自动化成功，而这需要对思维方式进行转变。
解决跨部门流程
一般来说，跨部门流程往往比较复杂，可能需要流程再造、部门间的紧密协作以及诸多自动化技术才能实现自动化。
但反过来说，这些流程恰恰证明，建立共同的RPA卓越中心(CoE)以及培养更加专业的开发能力才是正确选择。跨部门流程的自动化提高了RPA在整个组织中的可见性，并鼓励（或强制）跨部门协作，从而为公司数字化转型创造可能。
大规模培训RPA开发人员和分析人员
在RPA之旅的早期阶段培养数百名RPA开发人员和分析人员有多种目的——和大多数新技术一样，在对技术缺乏充分理解的情况下，RPA和自动化很容易使员工产生焦虑。通过让数百名员工接受RPA开发人员和分析师培训，可以帮助他们消除恐惧，最终解决这个问题。
UiPath提供免费的在线RPA培训和认证。组织可以利用这些资源，开启内部培训项目，并让员工自愿加入。这样，组织一方面展现出它对员工成长的支持，另一方面可以培养出一群RPA技术的传播者，并在RPA项目进行扩展时产生巨大作用。 到第二年，“完全自动化”将不单由CoE资源驱动，而是由嵌入每个部门的CoE人才和经过培训的员工共同驱动。这些接受过RPA培训的员工将扮演“平民开发者”的角色，从而降低RPA开发和部署的成本。
原作者：Vargha Moayed，UiPath首席战略官；UiPath中国翻译并整理
