Tarsus Distribution如何从RPA反对者转变为RPA布道者

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Tarsus Distribution是一家位于南非的领先IT分销商。公司一直面临着运输团队人员短缺的难题，这也进一步加重了其余员工需执行的手工数据录入的工作量。

自顺利解决初期试点项目中遇到的几项难题之后，Tarsus员工逐渐意识到机器人流程自动化（RPA）不仅可助力他们解决人员配置问题，其部署的机器人还将是推动公司成功实现数字化转型和变革管理的催化剂。

Tarsus Distribution是非洲南部地区最早成立的IT分销商，负责为惠普、联想等领先IT品牌提供运输、物流和分销服务。然而，随着公司内部运输团队在三年内失去四名员工，人员短缺的巨大压力让公司其余员工不堪重负。

Tarsus Distribution供应链主管Tim Proome回忆说：“公司运输部门经理最终无奈地找到我，说‘你必须再给我多分配一些人手，否则我们肯定撑不下去’。”

这位团队负责人提出要求的时机可谓恰到好处，因为前不久Proome刚好与Tarsus的实施合作伙伴Xpertek进行过接触。来自Xpertek的Chris Cochrane向Proome推荐了机器人流程自动化（RPA）。随后，由Proome牵头的Tarsus团队与Xpertek和UiPath合作部署了一个机器人，该机器人实现了IT供应商发票处理自动化，消除了手工数据录入工作，显著减轻了运输部门因人员短缺带来的巨大压力。

初期试点项目涉及Tarsus的一家小型供应商伙伴，目标是为这家日本打印机和碳粉制造商的相关数据采集和数据录入工作实施自动化。遗憾的是，试点项目初期并未如Proome所期望的那样顺畅实施，这让RPA的应用前景处于一片阴霾之中。

通过试点项目克服各种挑战

与Xpertek合作选出适于实施自动化的流程之后，Proome及其团队便开始与UiPath展开合作，实施部署第一个软件机器人。Proome及其团队将这个机器人命名为“Betsy”，其任务是将发票数据录入至Tarsus的企业资源规划（ERP）平台，以实现货物运输可视化与追踪。然而，在使用Betsy对数批货物执行操作的最初尝试中，团队的期望却落空了，Betsy未能如预期一样顺利地捕获发票数据并将数据输入到ERP平台中。

“RPA的优势在于它能够针对每一批货物提供反馈信息，”Proome指出。“它会告诉你，是否成功录入货物信息，是否成功将数据录入ERP，是否成功读取文件。也就是说，RPA会始终向我们报告异常情况。”

面对Betsy的失常发挥，团队积极寻找问题根源。他们确认，其流程映射准确无误，且包含了利用UiPath企业RPA平台实施自动化流程的主要步骤，以及可能出现的各种异常情况。随后，当Proome查看到实际发票，他发现问题并不在于软件机器人Betsy，而是供应商发票使用的格式。

“供应商竟然改变了他们采购订单和发票的格式，”Proome解释道。”无论[软件机器人]多么努力地去读取特定信息，都是徒然，但它也确实完成了自己的任务。事实上，它想说的是，‘我尽力去处理，但是我真的无能为力，因为所有数据都不在相应位置’。”

Proome指出，尽管起初遇到了这些挫折，他和他的团队仍然勇往直前，因为他们都坚信RPA将能为Tarsus及其员工带来巨大红利。

“你必须保持冷静、实事求是，必须坚持数据至上的原则，这也是我们所做的，”Proome说。“每一天，我们都会提取数据，并据理进行猜想分析，随后根据结果进行相应更改，日复一日。经过三个月的不断尝试，我们最终实现了稳定运行。”

RPA及数字化转型之旅：赢得员工的支持

在部署UiPath机器人的过程中，Proome及其团队还遭遇了另一个挑战，就是争取内部员工的认同及他们对必要变革管理的支持。成功解决了初期试点项目遇到的问题后，Tarsus便开始步入第二阶段和第三阶段部署，其中包括针对惠普、慧与（HPE）、联想等重要IT供应商客户实施数据捕获和数据录入自动化。公司还部署了一批新的软件机器人，分别命名为Betsy 2、Betsy 3以及Betsy 4。

“在此之前，人们真正谈论的往往是机器人而并不是RPA，而普通大众对机器人却怀有恐惧心理，”Proome回忆道。

Proome发现，为了让公司员工积极参与自动化，他必须向员工逐一证明软件机器人的价值。随后，Proome便开始与公司核心员工及其所属部门团队成员展开一对一谈话，以展示RPA如何有效地为他们减负。

“我们当中有些人的思想已经迈进21世纪30年代，而其他一些人仍然停留在1995年，所以这将是一场艰苦的斗争，且需要持续安抚来消除疑虑，”Proome指出。“正是因为人们对此持怀疑态度，所以当试点项目部署过程中出现失误，甚至失败时，你甚至可能听到反对者嘲笑你、奚落你并耻笑说，‘你死心了吧？机器人根本干不了。’然而，他们不知道的是，机器人一旦正常运行，其表现令人震惊。”

有一次，一位对机器人持怀疑态度的老员工向Proome高度赞赏了这个新型软件机器人。

“当时，她对我说，‘我必须告诉你，不管以前怎样，Betsy现在是我的最佳闺蜜。’我想，我会永远记住她的话。”

成果：RPA有助于提升准确性和合规性

Tarsus软件机器人在假日季之后迎来了一次真实考验。当时正值新年假期结束，公司运输部门员工重返工作岗位，他们本来需要对大量货物执行数据捕获和录入工作。具体来说，公司在这个假期共接收1400批货物，若手工处理，将耗费员工一周以上的时间。令团队成员惊喜的是，UiPath机器人已经对这些数以千计的货物进行了相关处理。

“所以，当我休假回到公司，猛然发现处处洋溢着笑脸，”Proome回忆道。“大家亲自见证了[软件机器人]为公司创造的附加值，以及他们强大的工作能力。”

除了减轻Tarsus内部员工的大量手工劳动外，软件机器人还帮助提升了公司的合规性，有助于公司预防内部审计风险。此前，公司由于判断失误，处理了一张存在合规性问题的发票，导致必须进行营收服务审计。

“这种内部审计相当麻烦，可能会导致公司被处以数百万的罚款，甚至可能会被威胁撤销进口商代码……这实际上相当于让公司关门歇业，”Proome解释道。“实施第二阶段部署和Betsy 2后，员工发现Betsy竟然撤销了某批货物并拒绝执行其他处理工作。随后经查验，员工发现这批货物确实存在问题，且与几年前让公司陷入营收服务审计境况的问题相同。对此，我们无比感恩。”

RPA在Tarsus的发展前景：创建机器人运营中心

Tarsus将持续扩大对RPA的应用，并计划在Xpertek和UiPath的协助下为其RPA流程创建机器人运营中心（ROC）。基于现有RPA部署带来的巨大红利，Proome及其团队积极向业务流程涉及耗时的手工工作的所有组织机构推荐RPA技术。

“我想将它推荐给所有人。无论你是从事于哪类繁琐工作或是基于Excel、ERP的工作，还是办公室职员，都适合使用RPA，且一旦你开始使用便会依赖上它，因为你会从中受益无穷。”